E-arhiv v oblaku

E-arhiv je postal ključen del vsakega podjetja. 

Dandanes si vsakdo, ki ustanovi večje podjetje, v katerem bo dnevno narejenih veliko različnih dokumentov, omisli kvaliteten elektronski arhiv, v katerega bo lahko shranil vse potrebne pomembne in tudi manj pomembne dokumente, ki bodo morali biti še dolga leta na voljo. Primer kvalitetno dovršenega elektronksega arhiva najdete tukaj: http://www.360ecm.si/elektronski-arhiv.html.

Velikokrat se namreč zgodi, da se določeni dokumenti izgubijo in v kolikor jih potrebujemo, se zato znajdemo v težki zagati.

E-arhiv nam omogoča enostavno in hitro dostopanje do vseh potrebnih dokumentov. Včasih so bili vsi arhivi v fizični obliki in so v vsakem podjetju vzeli izredno veliko prostora. Vsak dokument se mora v podjetju hraniti vsaj za obdobje desetih let. Problem je nastal, ker se je že v enem letu v arhivu nabralo izredno veliko fasciklov, ki so vsebovali pomembne podatke 

E-arhiv preprečuje večurno iskanje po arhivih te brskanje po zaprašenih mapah in iskanje prave pogodbe ali računa. 

Dokumentni sistem za digitalizacijo podjetja

Dokumentni sistem, primer takšnega je ta: http://www.360ecm.si/dokumentni-sistem.html je nujno potreben za optimalno delovanje podjetja. Z njim bomo lahko digitalizirali vso elektronsko pošto, ki jo vsakodnevno prejmemo naslov podjetja. Ključen je tudi postopek digitalizacija vseh prejetih računov, ki vsak mesec prispejo na podjetje ali pa jih sami izdamo ostalim strankam.  

Dokumentni sistem nam omogoča tudi digitalizacijo arhiva, brez katere v prihodnje ne bo mogoče kvalitetno shranjevati vseh dokumentov. Ravno tako se je začela uveljavljati praksa elektronske hrambe vseh dokumentov, ki bodo tako brez težav romali v arhiv, ko bo to potrebno. 

Dokumentni sistem vodilnim v podjetju s prevozi in logistiko omogoča tudi točno in natančno kontroliranje tahografov, ki so nujno potrebni ob pregledu tovornjaka ali avtobusa. Podjetju omogočajo varen nadzor nad prevozi, ki jih opravi podjetje in so ključni za opravljanje nujno potrebne kontrole nad zaposlenimi. Vsak dokumenti sistem se popolnoma prilagodi zahtevam naročnika in je na tak našim oblikovan tako, kot si želimo.

Dokumentni sistemi nam zagotavljajo, da bodo vse obveznosti opravljene v roku

Ljudje imamo seveda vsakodnevno veliko obveznosti, ki nas čakajo in jih enostavno moramo opraviti, saj gre za našo službo. Sama služba za nas ne predstavlja izbire, ampak nekakšno obvezo, ki jo moramo izpolnjevati, saj smo za to tudi plačani. Vse te obveznosti nas lahko velikokrat zamotijo in pozabimo na razne stvari, ki jih moramo urediti. Tako se lahko hitro zgodi tudi to, da kar naenkrat dobimo opomin za kakšen račun, ki smo ga enostavno pozabili plačati, saj smo pozabili, kam smo ga pospravili.

Dokumentni sistemi tako predstavljajo odlično rešitev, saj nam zagotavljajo, da bodo vse naše obveznosti opravljene v roku. Torej da bodo vsi naši računi plačani, kadar je to potrebno, saj nas sami sistemi o tem obveščajo. Telefon je zagotovo stvar, ki jo imamo neprestano pri sebi, zato je to zelo dobrodošla stvar, da nas na telefonu obvesti, katere dokumente je potrebno urediti.

Dokumentni sistemi pa nam omogočajo tudi do, da bolje poslujemo, saj nam bodo vsi ključni podatki in dokumenti vedno na voljo, v urejeni ter standardizirani obliki, dostopni s klikom ali pa dvema.

dokumentni sistem

Projektno vodenje zahteva veliko podatkov zbranih na kupu

Vsak izmed nas je zagotovo že imel priložnost, da se izkaže pri nekem projektu, za katerega je bil postavljen kot glava samega projekta. Vsi torej vemo, da projekt zahteva veliko podatkov, ki jih moramo imeti zbrane na kupu, če ga želimo uspešno izvesti.

Projektno vodenje podjetja od nas torej zahteva, da imamo vsak podatek, vsako skico, kalkulacijo, dokument, ki seveda doprinese h kakovostnejši in jasni podobi celotnega projekta. Z urejeni projektnim vodenjem tako imamo vse podatke pod kontrolo in se neprestano zavedamo, na kateri točki se nahajamo in katere stvari lahko izboljšamo.

Projektno vodenje lahko za marsikoga predstavljajo velik napor, a zagotovo so M-files izjemna rešitev, ki bo naredila samo vodenje zares enostavno.

Kako poslujejo sodobna podjetja?

Sodobna podjetja si pri poslovanju močno pomagajo z orodji, ki v preteklosti niso bila na voljo. V največji meri se poslužujejo računalniških programov, ki močno olajšajo razna opravila pri vodenju podjetja, včasih pa so ključnega pomena tudi pri samem opravljanju dejavnosti. Pomembno je torej izbrati ustrezne rešitve, s katerimi bo podjetje lahko s kar najboljšim uspehom nastopilo na konkurenčnem trgu. Nekatera orodja pridejo v poštev pri praktično vsaki dejavnosti.

Dokumentni sistemi

Zelo uporabni so na primer dokumentni sistemi, ki se uporabljajo za organizacijo pomembnih poslovnih dokumentov. Podjetje mora pri svojem poslovanju zbirati in hraniti raznovrstne dokumente, na ta način pa ima na voljo podatke, ki jih lahko izkoristi pri svojem delu. Sodobni dokumentni sistemi vse to močno poenostavijo, saj na enem mestu zbirajo vse potrebne dokumente, hkrati pa nudijo enostaven vpogled v informacije in tudi uporabo teh podatkov. Še posebej očitne so te prednosti v večjih podjetjih, ki imajo opravka z večjimi podatkovnimi zbirkami – skrbeti morajo za podatke o zaposlenih, o strankah in konkurenci, o stanju na trgu in podobno.

V osnovi je lahko zelo uporaben že elektronski arhiv, ki je idealna rešitev za arhiviranje pomembnih poslovnih dokumentov. Spet se največje prednosti pokažejo v večjih podjetjih.

Elektronski arhiv omogoča zelo elegantno shranjevanje dokumentov, saj ti ne bodo zasedali prostora, ne bodo zahtevali kakšne posebne oskrbe ali zaščite, vedno pa bodo varni pred raznimi nezgodami. Arhiv bo stalno dostopen in urejen, z njim pa ne bo posebnih stroškov ali dela. Tako je lahko že elektronski arhiv velika pridobitev za podjetje, ki mora na varnem hraniti pomembne poslovne dokumente.

Večji računalniški sistemi za podporo pri poslovanju združujejo vsa ta in druga orodja v enem paketu. Napredni dokumentni sistemi tako pomagajo tudi pri upravljanju odnosov s strankami, pri upravljanju kadra, nadzoru kakovosti in drugih obveznostih, ki jih imamo pri vodenju podjetja.

urednistvo

Next Post

Izpušni sistem po ugodni ceni

Thu Aug 29 , 2019
E-arhiv je postal ključen del vsakega podjetja.  Dandanes si vsakdo, ki ustanovi večje podjetje, v katerem bo dnevno narejenih veliko različnih dokumentov, omisli kvaliteten elektronski arhiv, v katerega bo lahko shranil vse potrebne pomembne in tudi manj pomembne dokumente, ki bodo morali biti še dolga leta na voljo. Primer kvalitetno [...]
Izpušni sistem po ugodni ceni